1. Partijen en rollen
Het installatiebedrijf is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van eindklanten die via zijn aanvraagomgeving een aanvraag indienen. Tovix verwerkt deze gegevens als verwerker in de zin van artikel 28 AVG.
Voor eigen bedrijfsgegevens, accountbeheer, facturatie, klantcommunicatie en beveiliging van de dienst is Tovix zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Die verwerking staat beschreven in de privacyverklaring.
2. Onderwerp, duur en aard van de verwerking
Tovix verwerkt persoonsgegevens om AanvraagFilter te leveren: aanvragen ontvangen, valideren, structureren, scoren, tonen aan de juiste tenant en beschikbaar maken voor opvolging door het installatiebedrijf.
- Duur: zolang de overeenkomst voor AanvraagFilter loopt en daarna zolang nodig is voor export, verwijdering, beveiliging, incidentafhandeling of wettelijke bewaarplichten.
- Aard: opslag, validatie, ordening, scoring, raadpleging, export, beveiliging en verwijdering van persoonsgegevens.
- Doel: het leveren van een aanvraagfilter, intakeformulier, tenantdashboard en opvolgadvies aan het installatiebedrijf.
3. Persoonsgegevens en betrokkenen
De verwerking kan de volgende categorieen persoonsgegevens omvatten:
- naam, e-mailadres en telefoonnummer van eindklanten;
- postcode, plaats en projectlocatie;
- type aanvraag, projectinformatie, urgentie en budgetindicatie;
- vrije toelichting die de eindklant zelf invult;
- door AanvraagFilter berekende score, kwaliteitslabel, signalen, ontbrekende informatie en aanbevolen vervolgactie;
- technische gegevens zoals IP-adres, user-agent, tijdstip, request-id, foutmelding en rate-limitgegevens.
De betrokkenen zijn eindklanten, contactpersonen van zakelijke eindklanten, medewerkers van het installatiebedrijf en bevoegde Tovix-medewerkers.
4. Instructies van de klant
Tovix verwerkt de eindklantgegevens alleen op basis van de schriftelijke instructies van het installatiebedrijf. Deze overeenkomst, de algemene voorwaarden, de configuratie in AanvraagFilter en redelijke schriftelijke verzoeken per e-mail gelden als zulke instructies.
Als Tovix meent dat een instructie in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving, meldt Tovix dat aan het installatiebedrijf voordat de instructie wordt uitgevoerd, tenzij wetgeving dat verbiedt.
5. Geheimhouding en toegang
Tovix zorgt dat personen die toegang hebben tot persoonsgegevens gebonden zijn aan geheimhouding of een passende wettelijke geheimhoudingsplicht. Toegang tot productiesystemen en klantdata is beperkt tot personen die deze toegang nodig hebben voor beheer, support, beveiliging of incidentafhandeling.
6. Beveiliging
Tovix neemt passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de aard van de verwerking, de risico's en de stand van de techniek. Deze maatregelen omvatten in ieder geval:
- transportversleuteling via HTTPS/TLS;
- strikte security headers, waaronder CSP, HSTS en frame-bescherming;
- tenant-isolatie in de applicatielaag via tenantId en toegangscontrole;
- rolgebaseerde toegang voor Tovix-admins en tenantgebruikers;
- server-side sessies en veilige sessiecookies in productie;
- rate limiting, honeypotvelden en body-size limieten op publieke formulieren;
- logging van relevante beheer- en beveiligingsgebeurtenissen;
- beperkte toegang tot productieomgevingen op need-to-know basis.
7. Subverwerkers
Het installatiebedrijf geeft algemene toestemming voor het gebruik van subverwerkers die nodig zijn om AanvraagFilter te leveren. De actuele lijst staat in de subverwerkersbijlage.
Tovix informeert klanten over een wezenlijke wijziging in subverwerkers. Het installatiebedrijf mag binnen dertig dagen gemotiveerd bezwaar maken als de wijziging aantoonbaar leidt tot een hoger privacy- of beveiligingsrisico. Tovix blijft verantwoordelijk voor de nakoming van AVG-verplichtingen door ingeschakelde subverwerkers.
8. Rechten van betrokkenen
Eindklanten richten verzoeken over inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid primair aan het installatiebedrijf. Tovix ondersteunt het installatiebedrijf redelijkerwijs bij de afhandeling van zulke verzoeken, voor zover het verzoek ziet op gegevens die in AanvraagFilter worden verwerkt.
9. Datalekken en incidenten
Tovix meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging aan het installatiebedrijf zodra Tovix daarvan kennis heeft genomen. De melding bevat, voor zover op dat moment bekend, de aard van het incident, betrokken gegevenscategorieen, mogelijke gevolgen en genomen of voorgestelde maatregelen.
Het installatiebedrijf blijft verantwoordelijk voor de beoordeling of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokkenen nodig is. Tovix ondersteunt daarbij redelijkerwijs.
10. Doorgifte buiten de EER
Tovix probeert verwerking binnen de Europese Economische Ruimte te laten plaatsvinden waar dit praktisch en contractueel mogelijk is. Als een subverwerker persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, zorgt Tovix voor een passende grondslag of waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.
11. Export, verwijdering en teruggeven
Bij beeindiging van de overeenkomst krijgt het installatiebedrijf gedurende dertig dagen gelegenheid om klantgegevens te exporteren, voor zover dit redelijkerwijs door AanvraagFilter wordt ondersteund. Daarna verwijdert of anonimiseert Tovix de eindklantgegevens binnen een redelijke termijn, tenzij wettelijke bewaarplichten, beveiligingslogs, back-ups of gerechtvaardigde bewijsdoeleinden tijdelijke bewaring vereisen.
Back-ups en beveiligingslogs worden volgens de normale bewaartermijnen overschreven of verwijderd en worden niet actief gebruikt voor andere doeleinden.
12. Informatie en audits
Tovix stelt op verzoek redelijke informatie beschikbaar waarmee het installatiebedrijf kan beoordelen of Tovix aan deze overeenkomst voldoet. Een audit of inspectie vindt alleen plaats na redelijke aankondiging, tijdens kantooruren, zonder verstoring van de dienst en met bescherming van vertrouwelijke informatie van andere klanten.
13. DPIA, beveiliging en toezicht
Voor zover redelijk en relevant voor AanvraagFilter ondersteunt Tovix het installatiebedrijf bij privacy-impact assessments, beveiligingsvragen en vragen van toezichthouders. Als daarvoor meerwerk nodig is, mogen partijen daar redelijke afspraken over maken.
14. Rangorde en wijzigingen
Bij tegenstrijdigheid tussen deze verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze verwerkersovereenkomst voor voor de verwerking van eindklantgegevens. Tovix mag deze overeenkomst aanpassen wanneer de dienst, subverwerkers of wetgeving wijzigen. Materiele wijzigingen worden vooraf aangekondigd.