AanvraagFilter.nl

Juridisch

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 29 maart 2026

AanvraagFilter is een product van Tovix. Deze privacyverklaring beschrijft hoe Tovix omgaat met persoonsgegevens bij het gebruik van AanvraagFilter, de website aanvraagfilter.nl en de bijbehorende intake- en dashboardomgevingen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website, offerte- en contactformulieren en het klantportaal worden verzameld, is:

  • Tovix (productnaam: AanvraagFilter)
  • E-mail: [email protected]
  • Telefoon: +31 85 369 6265
  • KvK: 98227475
  • Btw-id: NL005316890B06

2. Onze rollen onder de AVG

Bij AanvraagFilter onderscheiden wij twee situaties:

  • Verwerkingsverantwoordelijke voor onze eigen website, marketing, klantadministratie en het beheer van accounts van installatiebedrijven (onze klanten).
  • Verwerker voor de persoonsgegevens van eindklanten (consumenten of bedrijven) die via de intake-formulieren van een aangesloten installatiebedrijf een aanvraag indienen. Het installatiebedrijf is in dat geval verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht en namens dat bedrijf.

Voor deze verwerkersrol gelden onze verwerkersovereenkomst en subverwerkersbijlage. De algemene voorwaarden blijven van toepassing op het gebruik van AanvraagFilter.

3. Welke gegevens wij verwerken

3.1 Gegevens die u zelf invult (klant, installatiebedrijf)

  • bedrijfsnaam, naam contactpersoon, e-mail, telefoonnummer;
  • type bedrijf, aantal aanvragen per maand en het probleem dat u wilt oplossen (via het starterspakket-formulier);
  • account- en factuurgegevens, inclusief eventueel BTW-nummer en adres;
  • configuratie van het intake-formulier en bijbehorende bedrijfsgegevens.

3.2 Gegevens van eindklanten (verwerkt namens het installatiebedrijf)

  • naam, e-mailadres en telefoonnummer;
  • postcode, plaats en (deel)adres;
  • type dienst (laadpaal, zonnepanelen, warmtepomp, airco, etc.);
  • situatieve informatie (zoals woningtype, meterkast, type dak), urgentie, budgetindicatie, of er al andere offertes lopen, of foto's beschikbaar zijn;
  • vrije opmerkingen die de eindklant zelf invult;
  • de door AanvraagFilter berekende score, het kwaliteitslabel en de aanbevolen vervolgactie.

AanvraagFilter slaat in de huidige versie geen daadwerkelijke foto's of identiteitsdocumenten op; alleen een aanduiding of de eindklant aangeeft foto's beschikbaar te hebben.

3.3 Technische en beveiligingsgegevens

  • IP-adres (geanonimiseerd of afgekort waar mogelijk), user-agent en tijdstippen van verzoeken;
  • logregels van API-verzoeken, statuscodes en eventuele foutmeldingen;
  • gegevens van anti-spammaatregelen zoals honeypot-velden en rate limiting;
  • basis-toegangslogs van het beheerpaneel en de intake-omgeving.

4. Doelen en rechtsgronden

  • Leveren van AanvraagFilter aan installatiebedrijven, inclusief het ontvangen, filteren en presenteren van aanvragen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.
  • Contact, offertes en voorbeelden via het starterspakket-formulier of het voorbeeldformulier. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen.
  • Administratie en fiscaliteit, inclusief facturatie en boekhouding. Grondslag: wettelijke verplichting.
  • Beveiliging, fraudepreventie en stabiliteit van de dienst, waaronder rate limiting, anti-spam en logging. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
  • Productverbetering, op basis van geaggregeerde, geanonimiseerde gegevens (zoals scoringspatronen en foutsignalen). Grondslag: gerechtvaardigd belang.
  • Service- en productcommunicatie (bijvoorbeeld over updates, downtime of nieuwe functies) naar bestaande klanten. Grondslag: gerechtvaardigd belang. Marketingmails versturen wij alleen op basis van toestemming of een bestaande klantrelatie, en altijd met afmeldlink.

5. Cookies, opslag en tracking

AanvraagFilter gebruikt op aanvraagfilter.nl bewust een minimale opzet:

  • Noodzakelijke opslag voor sessiebeheer, beveiliging en het bewaren van uw cookiekeuze (indien van toepassing).
  • Geen trackingcookies en geen externe analytics-, ads- of social-pixels in de standaardconfiguratie. De Content-Security-Policy van de site sluit het laden van externe tracking-scripts uit.
  • Privacy-vriendelijke analytics kunnen later worden toegevoegd via een tool zonder persoonsgegevens (zoals Plausible). Indien wij ooit Google Analytics, Google Ads of vergelijkbare scripts toevoegen, gebeurt dat uitsluitend na uw expliciete toestemming via een cookiebanner.

6. Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen persoonsgegevens niet en delen ze alleen met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening, of wanneer dat wettelijk verplicht is. De belangrijkste categorieen subverwerkers zijn:

  • Hosting, deployment en infrastructuur: Coolify en de onderliggende server- en databaseomgeving waar AanvraagFilter draait.
  • E-mail, zakelijke communicatie en toegang: Microsoft 365, SMTP en Microsoft Entra ID voor service-, notificatie- en contactberichten en toegang van Tovix-medewerkers.
  • Boekhouding en facturatie: onze accountant en bijbehorende administratieve software.
  • Betaalproviders: indien wij online betalingen of abonnementen afhandelen, kan Stripe optreden als verwerker of zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor het betaalproces.

De actuele subverwerkers staan in onze subverwerkersbijlage.

Met al deze partijen sluiten wij waar nodig verwerkersovereenkomsten. Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruiken wij waar nodig passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit.

7. Bewaartermijnen

  • Starterspakket- en contactaanvragen: tot maximaal 24 maanden na het laatste contactmoment, tenzij hieruit een klantrelatie ontstaat.
  • Aanvragen via een intake (eindklantgegevens): worden bewaard zolang het installatiebedrijf dat verlangt en maximaal zolang de overeenkomst tussen Tovix en het installatiebedrijf loopt. Na beeindiging worden deze gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen.
  • Account- en factuurgegevens: zolang nodig voor de overeenkomst en daarna 7 jaar in verband met de fiscale bewaarplicht.
  • Logs en beveiligingsgegevens: niet langer dan nodig voor beveiliging, onderzoek en herstel van incidenten, meestal maximaal 12 maanden.
  • Rate-limit- en anti-spamgegevens: kortstondig in het geheugen van onze servers, alleen voor de duur van een limietvenster.

8. Uw rechten

U heeft onder de AVG onder meer het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar, overdraagbaarheid en intrekking van toestemming.

Eindklanten die hun rechten willen uitoefenen ten aanzien van een aanvraag die zij via een installatiebedrijf hebben ingediend, kunnen zich primair richten tot dat installatiebedrijf (verwerkingsverantwoordelijke). Wij ondersteunen het bedrijf bij de afhandeling.

U bereikt ons via [email protected]. Wij reageren in principe binnen 30 dagen.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Dit omvat onder meer:

  • versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS);
  • strikte security-headers (CSP, HSTS, COOP, CORP, Referrer-Policy, Permissions-Policy);
  • rate limiting en honeypot-velden tegen geautomatiseerd misbruik;
  • beperking van toegang tot productiesystemen op need-to-know basis;
  • logging en monitoring van afwijkend gedrag.

Bij een datalek volgen wij de wettelijke meldplicht en informeren wij waar nodig de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

10. Scores en geautomatiseerde besluitvorming

AanvraagFilter berekent automatisch een score, een kwaliteitslabel en een aanbevolen vervolgactie per aanvraag. Deze uitkomst is een hulpmiddel voor het installatiebedrijf. De beoordeling, het vervolgcontact en de uiteindelijke beslissing om wel of niet contact op te nemen, ligt altijd bij een medewerker van het installatiebedrijf. Er is daarmee geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg of vergelijkbaar wezenlijk effect in de zin van artikel 22 AVG.

11. Klachten

Heeft u een klacht over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via [email protected]. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

  • Autoriteit Persoonsgegevens
  • Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
  • autoriteitpersoonsgegevens.nl

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze diensten, verwerkers of de wetgeving daartoe aanleiding geven. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen die direct gevolgen hebben voor klanten of eindgebruikers informeren wij u proactief.